Come organizzare i ritratti aziendali del team
Guida completa per HR e Marketing Manager
Quando un’azienda decide di organizzare i ritratti aziendali del team, spesso pensa che basti fissare una data e far passare i dipendenti davanti a una macchina fotografica.
In realtà pianificare una sessione di foto professionali del team efficaci per la comunicazione aziendale richiede pianificazione, organizzazione e una visione chiara fin dall’inizio.
Realizzare foto professionali del team efficaci
Quando un’azienda decide di organizzare i ritratti aziendali del team, spesso pensa che basti fissare una data e far passare i dipendenti davanti a una macchina fotografica.
In realtà pianificare una sessione di foto professionali del team efficaci per la comunicazione aziendale richiede pianificazione, organizzazione e una visione chiara fin dall’inizio.
Come organizzare le foto del team aziendale: da dove cominciare
Se sei un Marketing Manager, un Communication Manager o un HR Manager, e hai già intuito che organizzare e pianificare una sessione di ritratti professionali del team aziendale non è affatto un tema banale, sei approdato sull’articolo giusto.
Se non sai dove cominciare, seguimi. Qui troverai una guida completa per te. Sono sicura che riuscirò a fornirti alcuni spunti molto utili per raggiungere il tuo obiettivo.
“Vorrei proporre, fare, realizzare, ma non so da dove cominciare”.
Non è una rima, nè una filastrocca, ma è vita vissuta. Ma andiamo per ordine:
1) Hai già ottenuto un committment interno?
Prima di chiederti come si organizza una sessione di ritratti aziendali del team assicurati di avere chiaro innanzitutto qual è il tuo obbiettivo principale. Perché credi che sia utile realizzare dei ritratti professionali del tuo team? Sai già come l’azienda utilizzerà le immagini realizzate? Hai già ottenuto un commitment interno da parte del management? E da parte dei dipendenti? C’è già un budget stanziato? Hai già un’idea della tipologia di ritratti o del tipo di immagini del team che ti piacerebbe realizzare?
Se non hai ancora risposte chiare, ti consiglio di seguirmi, approfondisco questi aspetti quì
2) Hai già il partner giusto per realizzare le foto del team??
Ok, hai già tutte le idee chiare, hai ottenuto il committment interno, c’è un budget stanziato e non ti devi chiarire nemmeno riguardo alla tipologia e alla quantità di immagini che ti servono. Adesso è davvero arrivato il momento di cercare il partner giusto che ti aiuti a pianificare e a organizzare lo shooting fotografico ai dipendenti dell’azienda. Come trovarlo e come ottenere il giusto preventivo? Se ti interessa questa parte cerco di aiutarti in questo paragrafo
3) Hai già pensato come organizzare concretamente il giorno dello shooting?
Il giorno dello shooting è un momento importante e organizzare i ritratti professionali del team non è un aspetto che può essere lasciato al caso. Bisogna avere chiari i tempi della sessione e individuare e predisporre correttamente gli spazi necessari. Ne parlo in concreto in questo paragrafo
4) Sai come preparare i dipendenti per prevenire e gestire gli imprevisti?
Comunicare correttamente è fondamentale e anche prevedere possibili imprevisti durante la sessione è una buona pratica nel pianificare una sessione di ritratti aziendali
. Ne parlo qui
5) Vuoi solo belle foto o vorresti trasformare l'investimento in un'opportunità reale per la tua azienda?
Il concetto chiave è employee advocacy. Non sai d cosa parlo? Ne parlo ampiamente in questo paragrafo
Ritratti aziendali del team: come ottenere il committment interno
engagement dei dipendenti
Organizzare uno shooting fotografico ai dipendenti dell’azienda all’interno degli spazi aziendali (che tu abbia in mente un servizio fotografico aziendale completo o semplicemente una sessione di ritratti professionali individuali e di gruppo del tuo team) non è solo individuare una data e cercare un fotografo: è un progetto che coinvolge la comunicazione interna e esterna, la gestione delle persone, l’organizzazione degli spazi e una visione precisa dello stile visivo che l’azienda vuole trasmettere.
Tutto ciò non può prescindere dal fatto che prima dovrai capire cosa ne pensano davvero i tuoi dipendenti.
Saranno disponibili a partecipare allo shooting? In che misura utilizzeranno e permetteranno all’azienda di utilizzare le immagini realizzate?
Il tasso di interesse dei dipendenti, la loro intenzione a collaborare e a condividere contenuti aziendali con la propria immagine possono essere testati e censiti con una Pulse Survey interna.
Scarica un esempio "Pulse Survey Interna" da inviare ai tuoi dipendenti
Scopri cosa ne pensa la tua Community aziendale. Scopri quali sono le domande utili a misurare 5 principali indicatori chiave: 1) percezione dell’utilità; 2) disponibilità a partecipare; 3) utilizzo concreto delle foto; 4) employee advocacy; 5) employer branding / orgoglio di appartenenza
RICHIEDI LA SURVEY QUIDalla Pulse Survey interna possono emergere diversi livelli di engagement dei dipendenti:
- – disinteresse totale e indisponibilità alla partecipazione allo shooting e alla condivisione delle immagini sui propri profili;
– interesse parziale: i dipendenti sono disposti a sottoporsi a una sessione di ritratto base, che utilizzeranno al massimo come immagini profilo, su LinkedIn e nella Intranet aziendale per coadiuvare la riconoscibilità tra colleghi, sopratutto se si è dislocati su sedi differenti, ma non sono interessati a iniziative di comunicazione o di team building fotografico più strutturate;
– grande interesse e partecipazione: i dipendenti sono disposti ad aderire a iniziative più complete di foto del team (dunque ritratti creativi con oggetti di scena e merchandising aziendale, ritratti con logo, ritratti ambientati e di story telling dell’attività lavorativa, scatti candid ecc.) e vogliono contribuire a rappresentare pubblicamente l’azienda sui social professionali.
definizione della tipologia di immagini
Dunque una Pulse Survey, realizzata fin da subito a inizio progetto, può fornire un grosso aiuto nel pianificare e organizzare una sessione di ritratti corporate in azienda, in quanto ti permette di avere idee molto chiare, non solo sul tasso di partecipazione e di engagement, ma anche sulla tipologia di immagini che potresti proporre e realizzare:
- semplici headshots ai dipendenti ad esclusivo uso LinkedIn
- Ritratti corporate ambientati solo per i manager e i director;
- Ritratti Professionali a mezzo busto per tutti;
- Foto di gruppo di tutti i dipendenti
- Ritratti aziendali del team a lavoro (scatti candid)
Inutile dire che nel caso in cui avessi raccolto grande interesse a partecipare, potresti considerare la possibilità di proporre al management un progetto che includa, oltre alla realizzazione di headshots e ritratti posati per le immagini profilo, anche un servizio fotografico aziendale completo con scatti candid, interazioni del team, foto della sede, insomma immagini più dinamiche da fornire alla Comunicazione per i post sul profilo LinkedIn aziendale o da fornire ai Media all’occorrenza per articoli e comunicati stampa, ma anche alle Risorse Umane per promuovere strategie più mirate di Employer branding.
Scarica un esempio "Pulse Survey Interna" da inviare ai tuoi dipendenti
Scopri cosa ne pensa la tua Community aziendale. Scopri quali sono le domande utili a misurare 5 principali indicatori chiave: 1) percezione dell’utilità; 2) disponibilità a partecipare; 3) utilizzo concreto delle foto; 4) employee advocacy; 5) employer branding / orgoglio di appartenenza
RICHIEDI LA SURVEY QUICommittment del management e definizione del budget
I risultati della survey non solo sono utili a comprendere in che misura lo shooting porterà i risultati che ti sei prefissato e su quali tipologia di ritratti professionali e immagini corporate ti conviene puntare, ma possono diventare numeri concreti sulla base del quale ottenere il budget necessario al tuo progetto, che si tratti di un semplice “investimento estetico” o di un progetto più complesso di employer branding o di employee advocacy.
Sicuramente poter dire con certezza al management che “Il 92% dei dipendenti è disposto a partecipare alla sessione fotografica e il 75% sarebbe felice di utilizzare il proprio ritratto su LinkedIn per rappresentare il brand” può risultare estremamente più convincente di qualsiasi altra considerazione e opinione personale.
Come scegliere il fotografo aziendale giusto per il tuo team
STILE VISIVO dei ritratti professionali del team
Il primo passo per ottenere ritratti aziendali e foto del team efficaci è definire con chiarezza la tipologia e lo stile delle immagini.
Quando si parla di ritratti che “valorizzano il team”, si parla soprattutto di immagini ambientate negli spazi di lavoro, in grado di esprimere i valori e l’identità dell’azienda.
In ogni caso le possibilità sono molte, alcune aziende preferiscono per il team esclusivamente ritratti corporate istituzionali, più posati ed eleganti come:
- headshots in azienda eleganti su sfondo grigio scuro o nero
- ritratti luminosi su fondo bianco o grigio chiaro
- fotografie con dress code formale (giacca e cravatta o camicia bianca)
Altre invece prediligono uno stile più informale e contemporaneo, con scatti candid come:
- outfit o gadget con il logo aziendale (felpe, cappellini ecc.);
- ritratti del team più spontanei e dinamici;
- ritratti dei dipendenti ambientati con sfondi hi-tech;
- foto del team dal tono più fresco e comunicativo;
La scelta dello stile visivo è una scelta importante e di solito va discussa internamente, non solo per garantire una certa uniformità nelle foto che verranno scattate ai dipendenti, ma anche per essere certi che queste ultime non siano incoerenti con i messaggi che il marketing e la comunicazione esterna esterna stanno dando in generale nel raccontare l’azienda e i suoi prodotti/servizi a clienti e agli stakeholder.
E, non da ultimo, è una delle informazioni indispensabili da fornire preliminarmente al fotografo in fase di richiesta del preventivo (chiedere a un fotografo “vorrei un preventivo per delle foto ai dipendenti” – senza specificare altro, tra cui lo stile visivo, – è un po’ come pretendere di avere un preventivo dettagliato dei costi per la costruzione di una casa da un’Impresa Edile chiedendo semplicemente un generico: “Vorrei un’abitazione, quanto mi costa?”)
ricerca di un fotografo esperto in ritratti e comunicazione aziendale
Se non hai ancora individuato un partner affidabile per la realizzazione delle immagini che hai in mente, ricordati che un’immagine professionale credibile non si ottiene solo con un fotografo professionista e la sua macchina fotografica.
A seconda del tipo di ritratti o immagini aziendali che vuoi fa realizzare possono essere necessari sistemi di illuminazione differenti, modificatori di luce specifici, fondali fotografici, obiettivi diversi e configurazioni di scatto studiate appositamente.
Ma al di là delle configurazioni di allestimento necessarie, è bene capire che anche la fotografia ha le sue specializzazioni.
Un bravissimo fotografo di moda, abituato a interagire con case di moda, attori e modelli difficilmente saprà comprendere le logiche e i processi di una realtà aziendale e mettere a proprio agio e guidare manager e impiegati per nulla abituati a posare. Altrettanto difficilmente saprà tirar fuori immagini credibili e in linea con i valori dell’impresa.
Quindi ti consiglio vivamente di rivolgerti a un fotografo aziendale esperto in grado di aiutarti a pianificare una sessione di foto professionali del team evitando errori e improvvisazioni.
formulare correttamente la richiesta di preventivo
Nel richiedere un preventivo ti consiglio di indicare nella tua richiesta almeno le seguenti informazioni:
- Tipologia e stile visivo delle immagini che vuoi ottenere (sessioni fotografiche individuali o di gruppo, ritratti posati o immagini dinamiche del team, fondo ambientato o fondale neutro)
- Numero di sessioni individuali totali (ovvero numero di dipendenti coinvolti) e numero di ritratti finali da elaborare in post-produzione per ciascun dipendente;
- Numero di sessioni di gruppo totali (numero dei dipendenti coinvolti) e numero di immagini finali richieste, da elaborare i post-produzione;
- Descrizione degli spazi aziendali che si vorrebbero mettere a disposizione per la realizzazione delle immagini e l'allestimento del set (in termini di spazi vuoti disponibili e luce ambientale)
- Se è già stata definita, la/le date durante le quali vorresti realizzare lo shooting
Ricordati che più sarai specifico e più riuscirai a ottenere un preventivo veritiero ed accurato.
Non fornire informazioni con l’unico scopo di ottenere un’offerta al ribasso non è una scelta lungimirante.
Le informazioni non servono solo per formulare un’offerta accurata, ma permettono al fotografo di arrivare correttamente attrezzato rispetto al tipo di immagini che si vogliono ottenere.
Se il fotografo non ha le informazioni corrette questo potrebbe compromettere il livello qualitativo dello shooting e l’esperienza dei dipendenti fotografati, che possono anche revocare la propria liberatoria all’utilizzo delle immagini da parte dell’azienda, vanificando cosi l’investimento fatto. Inoltre un fotografo aziendale esperto di solito fa sottoscrivere all’azienda un accordo che contiene, oltre ai costi concordati a preventivo, anche le modalità di intervento concordate.
Ricordati che stai interagendo con un professionista, non con un fotoamatore con la Reflex.
Come organizzare spazi, tempi e imprevisti per i ritratti del team
Il giorno dello Shooting va organizzato insieme al fotografo che può fornire le giuste indicazioni.
Organizzazione degli spazi
Immagini diverse, spazi e modalità differenti
Realizzare ritratti aziendali del team in azienda richiede innanzitutto una valutazione degli spazi disponibili.
Per headshot o close-up con sfondo neutro è sufficiente uno spazio libero di circa 5 × 4 metri dotato di prese elettriche, dove il fotografo potrà allestire una mini sala da posa, allestendo fondale e luci.
Se invece l’azienda desidera anche:
- – foto del team a figura intera;
- – immagini di gruppo;
- – ritratti corporate ambientati;
- – immagini del team più articolate;
saranno necessari spazi davvero più ampi e una valutazione preventiva della sede in termini di spazi, luce e sfondi.
Sopralluogo degli spazi aziendali
Un fotografo professionista lavora generalmente a una certa distanza dal soggetto (circa 4–5 metri per i ritratti) , questo per evitare distorsioni prospettiche, utilizzando focali adeguate e non grandangoli. Questa distanza aumenta considerevolmente per la figure intere e per le immagini di gruppo
Per questo motivo la configurazione del set fotografico in azienda deve essere studiata con attenzione. In alcuni casi e soprattutto nei casi in cui le aziende non vogliano solo ritratti con sfondo neutro e luce controllata, ma anche immagini ambientate con ampia profondità di campo e luce naturale, sarà necessario chiedere al fotografo di prevedere nel preventivo anche un’attività di sopralluogo.
organizzazione dei tempi
I tempi della sessione individuale
Per quanto riguarda le sessioni individuali di ritratto, una convinzione molto frequente è quella di pensare che siano sufficienti solo 2 o 3 minuti a testa. Ciò in parte deriva dalla convinzione che a fare il ritratto sia soprattutto l’illuminazione e la macchina fotografica un po’ come per realizzare una foto tessera (un po’ più nitida però).
In realtà i tempi minimi richiesti per la realizzazione di una sessione individuale di ritratto efficace in azienda sono di circa 15 minuti a persona.
Oltre alla macchina fotografica ci sono anche il fotografo e il soggetto ritratto con il proprio carattere e le sue difficoltà, ci sono i tempi di avvicendamento tra i dipendenti (che non sempre vengono rispettati), c’è il tempo del brief iniziale, la realizzazione degli scatti e il tempo necessario ad effettuare la scelta finale delle immagini che saranno elaborati nei giorni successivi
I tempi di avvicendamento nelle sessioni individuali
Parlando di Aziende molto grandi, anche se si fotografano decine di dipendenti, è necessario prevedere dei tempi medi realistici.
Anche le sessioni che si svolgeranno con tempi medi più ristretti, potranno rappresentare un vantaggio solo se c’è l’organizzazione interna riuscirà a garantire che, sulla porta, ci sia sempre un nuovo dipendente pronto per essere fotografato!
Inutile dire che, soprattutto se parliamo di organizzazioni molto grandi, bastano anche pochi minuti di ritardo, nell’avvicendamento tra un dipendente e quello successivo, per far slittare tutta la programmazione. Quando questo accade a catena, può diventare problematico soprattutto se alcuni dipendenti non possono più essere disponibili durante il nuovo slot assegnato.
La scelta delle immagini a valle della sessione
Un aspetto spesso sottovalutato riguarda l’importanza di dare ai dipendenti la possibilità di scegliere la/le proprie immagini finali.
Durante il servizio, di solito lavoro col PC collegato via WiFi alla Camera, in modo che le fotografie possono essere visualizzate istantaneamente.
Questo feedback visivo immediato è molto utile:
- – durante la sessione, per dare maggiore consapevolezza al soggetto ritratto, in quanto rappresenta un grosso aiuto nel processo di correzione di pose ed espressioni,
- – a valle della sessione, per procedere velocemente alla scelta degli scatti preferiti da far elaborare, in post-produzione al fotografo nei giorni successivi alla sessione aziendale.
Questo passaggio è importante principalmente per due motivi:
L'azienda deve proteggere il proprio investimento
Se i dipendenti non si riconoscono nelle foto, semplicemente non le useranno su propri social e non sponsorizzerano l’azienda, quindi lasciare che sia il soggetto ritratto a scegliere il proprio scatto preferito, quello in cui si riconosce di più, è un passaggio fondamentale. Farglielo fare a valle della propria sessione individuale ha parecchi vantaggi per lui e, non da ultimo, si evita anche che il referente aziendale del proetto debba perdere tempo rincorrendo, nei giorni successivi al servizio, tutti i dipendenti che non hanno ancora indicato la proprie preferenze, con uno o più follow-up.
Il fotografo deve poter chiudere il lavoro con tempistiche certe
La selezione delle immagini da elaborare è un’attività propedeutica alla postproduzione fotografica, che è parte integrante della creazione dell’immagine professionale e verrà svolta dal fotografo solo sulle immagini scelte, ovvero quelle definitive da consegnare.
Le fotografie non saranno semplici scatti grezzi, ma immagini curate e ottimizzate per l’utilizzo nella comunicazione aziendale.
Detto ciò, un fornitore di servizi ha sempre bisogno di tempi certi per pianificare e organizzare la propria attività, quindi nessun fotografo aziendale con esperienza accetterà, soprattutto se si tratta di decine di dipendenti, di dover attendere un tempo indefinito senza avere alcun controllo sui tempi di chiusura della commessa.
NOMINARE UN Referente operativo
E’ dunque consigliabile che l’azienda nomini un referente operativo, che, oltre a coadiuvare il responsabile del progetto in tutte le attività operative collaterali all’organizzazione del servizio fotografico del team, rimanga presente accanto al fotografo per tutta la durata della sessione fotografica.
In questo modo il fotografo si occuperà di:
- organizzare il flusso della singola sessione in modo efficiente;
- gestire persone con livelli diversi di sicurezza davanti alla camera;
- mettere a proprio agio sia i dipendenti sia il management;
- aiutare il dipendente nella scelta dello scatti finali da elaborare al PC
Il referente operativo invece si occuperà di:
- controllare il rispetto della scaletta definita da parte dei dipendenti;
- gestire gli imprevisti e fare telefonate per eventuali sostituzioni dell'ultimo minuto;
- aiutare il dipendente nella fase di scelta della foto finale al PC qualora si sforasse oltre il tempo dedicato (solo per gli indecisi)
Come preparare i dipendenti per lo shooting fotografico aziendale
COSA e COME COMUNICARE
Penso che, arrivato a questo punto, avrai capito che un fotografo aziendale non è solo l’operatore che fa funzionare le luci e la macchina fotografica, ma un partner che aiuta l’azienda a ottenere ritratti aziendali coerenti, professionali e utili alla comunicazione, aiutandoti a organizzare al meglio la sessione e interagendo efficacemente e in maniera empatica col management e con il team
Quando i diversi aspetti del servizio vengono prima pianificati e poi comunicati efficacemente, le foto dello staff aziendale risultano più coerenti, professionali.
Questo succede soprattutto perché le persone arrivano con un atteggiamento più sicuro e rilassato. Si crea un energia e un atmosfera allegra e divertente, che aiuta le persone a far emergere la propria personale unicità.
- i dipendenti vengono seguiti adeguatamente
- nessuno rimane scontento della propria foto
- l’attività lavorativa viene interrotta solo per pochi minuti
- l’azienda ottiene immagini professionali e coerenti con il proprio brand.
Dunque ricordati: nei giorni precedenti alla sessione fotografica di inviare una o più mail ai tuoi dipendenti per ricordare:
- La data di realizzazione del servizio fotografico e la scaletta con gli slot individuali;
- Come si svolgerà la sessione e che cosa è stato concordato col fotografo (in termini ad es. di immagini finali concordate per ciascun dipendente)
- L'importanza della puntualità, con eventuali istruzioni su chi avvertire in caso di imprevisti, con la raccomandazione di arrivare sempre con qualche minuto di anticipo, ma non dopo;
- L'importanza di presentarsi con un outfit adeguato e un aspetto il più possibile curato;
Foto team aziendale e employee advocacy: come trasformare lo shooting in opportunità
EMPLOYEE ADVOCACY
La parola chiave Employee Advocacy. Ne hai mai sentito parlare?
E’ una strategia di comunicazione in cui i dipendenti diventano ambasciatori spontanei dell’azienda, condividendo sui propri canali social contenuti legati al lavoro, ai progetti o alla vita quotidiana in ufficio.
Quando un contenuto viene pubblicato da una persona reale – e non dal profilo aziendale – la percezione di autenticità e fiducia aumenta enormemente. I tuoi dipendenti possono diventare ambassador sui propri social, fungendo da vera e propria cassa di risonanza della comunicazione aziendale.
In seguito allo shooting puoi creare meccanismi di reward verso i dipendenti che si sono resi disponibili a far usare all’azienda i materiali visivi realizzati, anche sotto forma di post aziendali da condividere su Linkedin.
EMPLOYEE REWARDING
Per questo molte aziende stanno iniziando a produrre non solo ritratti professionali dei dipendenti, ma anche immagini più spontanee e narrative: momenti di lavoro, collaborazione tra colleghi, backstage, scene del team in momenti di svago.
Se i dipendenti firmano la liberatoria, e sono disponibili a utilizzare queste immagini anche sui loro social, l’azienda può attivare un potente meccanismo di diffusione dei contenuti.
Per rendere l’employee advocacy davvero efficace, però, è importante non lasciarla solo alla spontaneità, ma accompagnarla con piccoli sistemi di incentivo.
Molte aziende introducono meccanismi di reward:
– riconoscimenti interni per i contenuti più condivisi o più performanti;
– piccoli premi o benefit per chi partecipa attivamente;
– classifiche mensili di ambassador interni;
– menzioni o visibilità nelle comunicazioni aziendali;
– accesso anticipato a eventi, iniziative o contenuti.
UN GIOCO DI SQUADRA
In questo modo la condivisione diventa un gioco di squadra: i dipendenti si sentono coinvolti, l’azienda amplifica la propria comunicazione e le immagini – soprattutto quelle autentiche e di storytelling – diventano materiale perfetto da condividere perché raccontano davvero le persone che fanno vivere l’organizzazione ogni giorno. Potrai attrarre nuovi talenti, trattenere i collaboratori e trasmettere valori, cultura e ambiente aziendale.
Conclusioni
Quando ritratti team aziendale e foto staff aziendale sono pianificati correttamente, il servizio fotografico diventa un investimento che migliora la comunicazione e valorizza le persone che lavorano in azienda.
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